Just another WordPress.com weblog

“SIKLUS PEMBELIAN”

 

ADRIANUS MENDROFA    : 08.212.2168

 

SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER MIKROSKIL MEDAN

2011/2012

 

1. SEKILAS TENTANG ECCURATE VERSI 4

ACCURATE Accounting Software Versi 4 tampil dengan tampilan dan fitur baru yang lebih dinamis, lebih praktis, dan lebih interaktif dari ACCURATE Versi 3.

Dengan tetap mempertahankan sifat utama ACCURATE yaitu mudah digunakan (user friendly) dan keakurasian yang tinggi, ACCURATE 4 memberikan lebih banyak lagi fitur dan keunggulan yang akan membantu Anda menjalankan usaha semakin lebih mudah dan menyenangkan.

ACCURATE 4 terdiri dari modul – modul yang dikemas dalam satu paket, terdiri dari :

  1. Modul Pembelian (Purchase Module) : modul ini terdiri dari Formulir Permintaan Pembelian (Purchase Requisition Form), Formulir Pesanan Pembelian (Purchase Order Form), Formulir Penerimaan Barang (Received Item Form), Formulir Faktur Pembelian (Purchase Invoice Form), Formulir Retur Pembelian (Purchase Return Form) dan Formulir Pembayaran Pembelian (Purchase Payment Form).
  2. Modul Penjualan (Sales Module) : modul ini terdiri dari Formulir Penawaran Penjualan (Sales Quotation Form), Formulir Pesanan Penjualan (Sales Order Form), Formulir Faktur Penjualan (Sales Invoice Form), Formulir Retur Penjualan (Sales Return Form) dan Formulir Penerimaan Penjualan (Sales Receipt Form).
  3. Modul Persediaan (Inventory Module) : modul ini terdiri dari Daftar Barang dan Jasa (List Of Item), Formulir Penyesuain Persediaan (Inventory Adjustment Form), Formulir Pembiayaan Pesanan (Job Costing Form), Daftar Gudang (List Of Warehouse), Formulir Grup Barang (Item Grouping Form), Formulir Penyesuaian Harga Jual Barang (Set Selling Price Adjustment Form), dan Formulir Pindah Barang (Item Transfer Form)
  4. Modul Buku Besar (General Ledger Module) : modul ini terdiri dari Daftar Akun (List Of Account), Daftar Mata Uang (List Of Currency), Informasi Perusahaan (Company Info), Formulir Bukti Jurnal (Journal Voucher Form), Proses Akhir Bulan (Perid End Process), dan Laporan Keuangan (Financial Statemen)
  5. Modul Kas Bank (Cash Bank Module) : modul ini terdiri dari Formulir Pembayaran Lain (Other Payment Form, Formulir Penerimaan Lain (Other Deposit Form), Buku Bank (Bank Book), Formulir Rekonsiliasi Bank (Bank Reconcile Form).
  6. Modul Aktiva Tetap (Fixed Asset Module) : modul ini terdiri dari Formulir Aktiva Tetap Baru (New Fixed Asset Form), Daftar Tipe Aktiva Tetap Pajak (List Of Fiscal Fixed Asset Type), Daftar Tipe Aktiva Tetap (List Of Fixed Asset Type), Daftar Aktiva Tetap (Fixed Asset List).
  7. Modul RMA (Return Merchandise Authorization Module) : modul ini terdiri dari Formulir RMA (RMA Form) dan Formulir RMA Action (RMA Action Form).
  8. Modul Proyek (Project Module) : modul ini terdiri dari Daftar Bahan Baku, Daftar Biaya Proyek, Formulir Work Price Analysis, Formulir Proyek, Formulir Material In Used, Formulir Project Survey, Formulir Project Bill, Formulir Project Ending.

 

2. SIKLUS PEMBELIAN

Suatu proses transaksi yang melibatkan perusahaan dan pemasok dalam proses pertukaran barang dan jasa tertentu, disebut sebagai transaksi pembelian. Pembelian mempunyai siklusnya sendiri, yang  secara fungsi tidak jauh berbeda dengan siklus penjualan, yaitu dimulai dari pesanan atas barang dan jasa dari perusahaan kepada pemasok, kemudian dilakukan pengiriman barang, d ilanjutkan dengan tagihan yang diberikan pemasok keperusahaan sampai kepada proses pembayarannya.

Disini kami akan membahas bagaimana prosedur pada siklus pembelian yang ada pada Accurate Accounting Software. Pada eccurate, siklus pembelian khususnya dimulai dari Purchase Requisition, kemudian ke Purchase Order, Receive Item, Purchase Invoice, Vendor Payment dan fasilitas untuk melakukan retur barang yang telah dibeli yaitu Purchase Return. Untuk lebih memahaminya, kami akan memberikan penjelasannya sebagai berikut.

 

 

 

 

 

3. PEMBAHASAN

3.1. Tampilan Modul Pembelian

 

 

Gambar 3.1.Silkus Pembelian pada Eccurate 4

Gambar diatas adalah tampilan dari siklus pembelian pada accurate accounting software. Siklus pembelin diatas dimulai dari adanya permintaan pembelian yang dilanjutkan dengan pesanan pembelian, kemudian dilanjutkan dengan penerimaan barang, faktur pembelian , pembayaran pembelian dan apabila terjadi retur atas barang  yang dibeli maka accurate juga menyediakan aktivitas retur tersebut.

 

 

 

 

 

 

3.2. Tampilan Form Purchase Requisition

 

Gambar 3.2. Tampilan Form Permintaan Pembelian pada Silkus Pembelian

          Form ini adalah salah satu kontrol pada bagian pembelian dalam proses Purchase Requisition atas barang-barang dan jasa yang akan dibeli. Form ini dikeluarkan oleh bagian pembelian atas permintaan dari bagian atau departemen yang melakukan pengelolaan terhadap barang dan jasa. Selanjutnya bagian pembelian, akan meneruskan kebagian Finance untuk diproses menjadi Purchase Order dan dikirimkan ke pemasok.

            Pada Form ini user perlu menginput nama barang-barang yang akan akan dibeli, kemudian tanggal atas permintaan tersebut pada Request Date dan pada Required Date diisikan tanggal kapan barang-barang tersebut dibutuhkan digudang. Kemudian pada Qty Ordered menampilkan jumlah barang-barang yang dipesan dan pada Qty Received menampilkan jumlah barang yang diterima.

NB: Pada aktivitas ini belum ada jurnal yang terbentuk.

 

 

 

 

3.3. Tampilan Form Purchase Order

 

Gambar 3.3. Tampilan Form Pesanan Pembelian pada Silkus Pembelian

          Proses selanjutnya pada siklus pembelian adalah pembuatan form pesanan pembelian yang berisi barang-barang yang diminta untuk dibeli, jumlah yang akan dibeli, syarat pembayaran, harga beli yang telah disepakati, biaya angkut jika ada dan nama pemasok. Form ini selanjutnya akan dikirim kepada pemasok.

Jika pembelian dilakukan dengan pembayaran uang muka maka penginputan uang muka melalui form pesanan pembelian, sama juga dengan transaksi penjualan.

ü  PO Number     : Diisikan dengan nomor transaksi pesanan pembelian

ü  PO Date          : Diisikan denagn tanggal sesuai transaksi pembelian

ü  Expected Date            : Diisikan tanggal diharapkannya barang yang dipesan tiba diperusahaan.

NB: Pada aktivitas ini belum ada jurnal yang terbentuk. Jika transaksi pembelian dilakukan dengan uang muka, maka nilai uang muka akan diakui pada Purchase Invoice.

 

 

3.4. Tampilan Form Receive Item

 

 

Gambar 3.4. Tampilan Form Receive Item pada Silkus Pembelian

Proses selanjutnya adalah proses penerimaan barang yang dipesan dari pemasok yang mungkin tanpa disertai dengan tagihan(invoice), akan diinput pada form diatas. Pada form ini accurate sudah mencatat penambahan nilai permintaan persediaan yang diterima dari pemasok, namun belum diakui nilai hutang ke pemasok.

Form ini berisi informasi atas barang-barang  yang dikirim oleh pemasok, jumlah barangnya, dan tanggal penerimaan serta media pengirimannya.Form initidak menampilkan harga  beli atas barang-barang yang diterima, namun jika ingin menampilkan harga beli perrbarang dapat ditampilkan dengan melakukan modifikasi pada rancangan formulir laporan  untuk Receive Item.

ü  Form Number  : Diisikan dengan nomor urut atas transaksi penerimaan barang

ü  Receipt No      : Diisikan dengan nomor penerimaan barang dari pemasok

ü  Received Date            : Diisikan denagn tanggal sesuai transaksi penerimaan barang

ü  Ship Date        :Diisikan tanggal pengiriman barang yang dipesan.

 

 

 

 

Jurnal yang terbentuk:

Dr. Persediaan Barang                        Rp.xxxxxx

            Cr.Penerimaan barang blum tertagih                           Rp.xxxxxx

NB: Satu form pada Recaive Item dapat dibuatkan kedalam beberapa Purchase Invoice dengan mengedit kuantitas  dari barang yang ditarik dari form Receive Item pada form Purchase Invoice.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.5. Tampilan Form Purchase Invoice

 

Gambar 3.5. Tampilan Form Purchase Invoice pada Silkus Pembelian

Proses selanjutnya pada siklus pembelian yaitu proses penagihan dari pihak pemasok ke perusahaan yang akan diinput pada form diatas. Pada form ini, accurate baru akan  mengakui nilai hutang ke pihak pemasok sesuai dengan nilai pembelian yang dilakukan termasuk nilai dari biaya angkut jika ada.

ü  Form Number              :Diisikan dengan nomor urut atas transaksi pada faktur pembelian

ü  Invoice  No                 : Diisikan dengan nomor faktur pembelian  dari pemasok

ü  Tab Item                      :Diisikan dengan nama barang-barang inventiry atau non inventory.

ü  Tab Expense                :Diisikan dengan biaya yang terlibat atas pembelian tersebut(b.angkut, bea cukai, dan b.barang impor)

ü  Applay To items          : Merupakan fasilitas fitur pada  PI yang bermanfaat untuk memperhitungkan nilai biaya kedalam harga pokok barang persediaan yang dibeli. Centang field ini jika ada biaya yang nilainya akan ditambahkan dalm harga pokok barang persediaan begitu juga sebaliknya.

ü  To Other Vendor        : Fasilitas fitur lanjutan dari fitur”applay to  items” yang akan menagihkan beban yang terjadi dalam proses pembelian ke pemasok yang berbeda dengan pemasok dari pembelian barang tersebut.

ü  Expense are  charge to vendor: Field ini akan aktif jika mencentang fitur”to other vendor”, untuk memilih nama pemasok lainnya.

ü  As Expenses of Bill    : Fasilitas fitur lanjutan dari fitur”to other vendor”untuk biaya yang terjadi masih dicatat dalam nilai asumsi dan nilai aktualnya terjadi setelah beberapa minggu kedepan. Dan guna fitur ini adalah untuk mencatat selisis nilai asumsi dan aktual dari biaya tersebut pada saat mendapaat tagihan dari pemasoknya.

ü  Invoice Date               : Diisikan dengan tanggal sesuai transaksi

ü  Ship Date                    :Diisikan tanggal pengiriman barang yang dipesan.

Jurnal yang terbentuk:

a. PI yang dibuat dari  form Receive Item:

Dr. Penerimaan barang blum tertagih                         Rp.xxxxxx

            Cr.Hutang dagang                                                                  Rp.xxxxxx

b. PI tanpa Receive Item:

Dr. Persediaan barang dagangan                                Rp.xxxxxx

            Cr.Hutang dagang                                                                  Rp.xxxxxx.

c. PI dengan Biaya angkut:

Dr. Biaya angkut                     Rp.xxxxxx

            Cr.Hutang dagang                                                                  Rp.xxxxxx

 

 

 

 

 

 

3.6. Tampilan Form Purchase Payment

 

Gambar 3.6. Tampilan Form Purchase Payment pada Silkus Pembelian

Pembayaran hutang kepada pemasok pada umumnya akan mengakhiri siklus pembelian, namun pada kenyataannya pembayaran hutang kepada pemasok belum tentu mengakhiri aktivitas pada siklus pembelian ini. Karena ada kemungkinan barang yang dipesan akan dikembalikan kepada pemasok walaupun hutang telah dilunasi. Penginputan pembayaran hutang kepada pemasok akan dilakukan melalui form Vendor Payment.

ü  Form No                                  : Diisi dengan nomor urut atas transaksi pembayaran pembelian

ü  Payment Date                         : Diisi sesuai tanggal pada saat terjadi pembayaran

ü  Void Cheque                           : Dicentang jika cek yang digunakan untuk melakukan pembayaran ternyata kosong, setelah penginputan pada form Purchase Payment. Otomatis eccurate akan meniadakan jurnal atas transaksi tersebut.

ü  Fiscal Payment                        : Dicentang jika ingin melakukan pembayaran pajak dengan mata uang asing.

ü  Bank                                        : Pilih nama akun yang akan digunakan untuk pembayaran pembelian.

ü  Rate                                         : Diisi dengan nilai tukar mata uang dari akun bank yang digunakan untuk pembayaran pembelian.

ü  Cheque No                              : Diisikan dengan nomor cek yang diberikan sebagai pembayaran pembelian

ü  Cheque Date                           : Diisikan dengan tanggal cair cek tersebut

ü  Cheque Amount                      : Jika di clik akan terisi sesuai dengan jumlah pembayaran kepada pemasok.

ü  Pay                                          : Dicentang sesuai dengan nomor faktur yang akan dibayar

 

Jurnal yang terbentuk:

Dr. Hutang Dagang                            Rp.xxxxxx

            Cr.Cash/Bank                                                              Rp.xxxxxx

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.7. Tampilan Form Purchase Return

 

Gambar 3.7. Tampilan Form Purchase Return pada Silkus Pembelian

Pada eccurate terdapat fitur yang disebut Purchase Return untuk memproses transaksi pengembalian dbarang kepada pemasok.  Pengembalian barang kepemasok dengan alasan tertentu yang sebelumnya telah disepakati antara pihak pemasok dengan perusahaan. Form iatas berisi  informasi mengenai no PI, atau Receive Item yang diretu, nama item yang diretur, jumlahnya, harga belinya dan  tanggal pada saat melakukan retur.

ü  Receipt/Inv.No           : Dipilih dengan nomor faktur pembelian(sudah lunas atau belum) atau penerimaan barang yang akan diretur.

ü  Return No                   : Diisi dengan nomor urut transaksi retur pembelian

ü  Date                            : Diisi dengan tanggal pada saat melakukan retur

Harga beli barang (unit price) yang diretur dengan memilih transaksi PI maka akan otomatis terisi sesuai dengan harga beli barang yang terdapat di form tersebut. Namun jika ada pengembalian barang dari form Receive Item, maka harga baeli barang kosong karna harga beli barang biasanya tidak diinput di form Receive Item.

            Pada transaksi retur ini, biasanya akan terdapat perbedaan antara nilai harga beli barang dengan nilai persediaan barang dagangan. Perbedaan ini terjadi karena proses keluar masuknya suatu nilai persediaan barang pada database accurate disesuaikan pada metode penilaian persediaan pada database yang bersangkutan. Eccurate menyediakan dua metode penilaian persediaan yaitu FIFO dan AVERAGE.

            Nilai harga beli barang yang tercantum pada retur akan dijurnal sebagai hutang perusahaan kepada pemasok pada retur pembelian. Sedangkan nilai persediaan barang yang disesuaikan dengan metode penilaiannya baik FIFO  maupun AVERAGE akan dijurnal sebagai nilai persediaan barang dan jasa pada retur pembelian. Sehingga apabila terjadi perbedaan diantara kedua nilai tersebut selisihnya akan ditampung pada akun COGS (harga pokok penjualan). Accurate  akan memberikan pesan peringatan saat akan menyimpan transaksi retur ini.

Jurnal yang terbentuk:

a. Purchase Return dari  form Receive Item:

Dr. Penerimaan barang blum tertagih                         Rp.xxxxxx

            Cr.Persediaan barang dagangan                                                                      Rp.xxxxxx

 

b. Purchase Return dari  Purchase Invoice:

Dr. Hutang dagang                                                     Rp.xxxxxx

            Cr.Persediaan barang dagangan                                                                      Rp.xxxxxx

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA:

http://cpssoft.com/joom/index.php?option=com_content&view=article&id=66:tentang-accurate4&catid=10:produk&Itemid=1

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Tinggalkan Balasan

Isikan data di bawah atau klik salah satu ikon untuk log in:

Logo WordPress.com

You are commenting using your WordPress.com account. Logout / Ubah )

Gambar Twitter

You are commenting using your Twitter account. Logout / Ubah )

Foto Facebook

You are commenting using your Facebook account. Logout / Ubah )

Foto Google+

You are commenting using your Google+ account. Logout / Ubah )

Connecting to %s